ООО “Сильвер-Маркет”
Москва, Февраль 2024
Вариант работы : Файловый
Общее число автоматизированных рабочих мест : 50
ООО «Сильвер-Маркет» — поставщик офисной мебели для государственных учреждений, коммерческих организаций, банков, торговых и промышленных компаний. Компания занимается оптовой и розничной торговлей, создает дизайн-проекты, имеет собственную службу доставки и сборки, склад в Москве. Ассортимент компании включает офисную мебель всех уровней: от эксклюзивных кабинетов до недорогой мебели для персонала.
Цели проекта
Повысить качество учета данных и общую эффективность работы компании за счет перехода на современную систему управления предприятием «1С:Управление торговлей 8».
Задачи проекта:
- Перенести нормативно-справочную информацию, остатки и исторические документы за прошедший год из текущих систем.
- Доработать систему для устранения функциональных разрывов требований бизнес-процессов и типового функционала «1С:Управление торговлей 8».
- Настроить сквозной бизнес-процесс работы нескольких отделов компании для выполнения клиентских заявок в рамках всего предприятия: от фиксации заявки на участие в тендере и проведения замеров до доставки товара отделом логистики.
- Сократить трудозатраты на формирование итоговой финансовой отчетности.
- Внедрить автоматический расчет себестоимости.
Ситуация до внедрения
Текущая система включала решение на зарубежной платформе для управления бизнесом и решение на платформе «1С:Предприятие 7.7» в части управления продажами, закупками и складским учетом.
Предпосылки проекта:
- Система не отвечала современным требованиям в части быстродействия, гибкости настройки отчетов и соответствия актуальному законодательству.
- Поддержка и развитие системы были невозможны в связи с отсутствием связи с зарубежным разработчиком и использованием устаревшей платформы.
- Учет велся в разрозненных системах с различной нормативно-справочной информацией.
- Отсутствовала возможность формирования в текущей системе итоговой финансовой отчетности и автоматического расчета себестоимости.
Руководство компании «Сильвер-Маркет» рассматривало несколько систем для перехода. Специалисты «1С-Рарус» порекомендовали выбрать «1С:Управление торговлей 8» в качестве основы для построения новой современной системы, отвечающей требованиям компании. Работы выполнялись по классической проектной методологии с последовательным выполнением этапов.
Командой «1С-Рарус» проведены следующие работы:
- сбор требований;
- описание процессов;
- разработка и настройка блоков «Продажи», «Закупки», «Казначейство»;
- обучение ключевых пользователей работе в системе;
- опытная и опытно-промышленная эксплуатация.
Уникальность и инновационность проекта
Одной из особенностей проекта была его дистанционная реализация, все работы выполнялись удаленно, за исключением организации поддержки на этапе опытно-промышленной эксплуатации.
В рамках проекта был осуществлен перенос исторических документов с нормализацией нормативно-справочной информации из нескольких разрозненных систем. Для загрузки НСИ из нескольких систем требовалась унификация и регламентирование использования номенклатуры в разных подразделениях. Проводилось ручное сопоставление номенклатуры с добавлением сквозной аналитики для возможности загрузки в единую систему.
Права пользователей настраивались с использованием ограничения на уровне записей. Такая настройка прав позволяет предоставлять более гибкий доступ для пользователей к документам и элементам справочников с ограничением по подразделениям и организациям.
Реализован механизм обеспечения заказов клиента разными схемами закупки с доработкой типового АРМ «Формирование заказов по потребностям». Механизм позволяет менеджерам при создании документа «Заказ клиента» сразу указывать схему закупки, от которой зависит используемый процесс, что облегчает работу отдела закупок.
Для работы отделов сервиса и доставки разработан блок учета вариантов услуг сервиса в отдельном справочнике, и отражение плана и фактического оказания услуг сервиса в новом документе «Заявка на сервис». Блок позволяет автоматизировать работу отделов сервиса и доставки с составлением очередей выполнения заявок по их приоритетам.
Результаты проекта
- Реализована единая система ведения оперативного учета вместо ряда разрозненных систем. Из нескольких исторических систем перенесены нормативно-справочная информация, данные по остаткам, документы «Заказ клиента» и «Заказ поставщику» за прошедший год.
- Время формирования отчетности сократилось на 50%. Ранее финансовый результат можно было получить только к концу месяца, следующим за расчетным периодом. Благодаря отказу от расчета в разрозненных системах и ручных корректировок, руководство получает отчетность на второй день после закрытия расчетного месяца.
- Сокращен срок расчета себестоимости на 30%. В исторической системе расчет себестоимости не производился, для формирования финансового результата требовалось загрузить данные в отдельную устаревшую систему, часть расчета выполнялась силами сотрудников «Сильвер Маркет» вручную. Современная система на базе «1С:Управление торговлей 8» позволяет проводить расчет себестоимости для 40000 наименований мебели при помощи типового механизма закрытия месяца.
- Реализована возможность оперативного обновления системы. Критические механизмы не подвергались доработке, что позволило сохранить возможность быстрого обновления с минимальным участием разработчиков и экономией ресурсов компании.
- Разработан механизм фиксации и контроля выполнения заявок на сервис и доставку. Это позволяет планировать загрузку отделов сервиса и доставки, составлять график выполнения заявок согласно приоритетам и оценивать результативность работы отделов.
- Создан единый сквозной процесс обслуживания покупателей, затрагивающий все подразделения:
- Менеджер по продажам получает входящую информацию о потребности клиента.
- В случае необходимости проведения замера данные передаются замерщику и он выезжает на замер, а потом передает полученные данные менеджеру по продажам.
- Закупщикам передается информация о комплектующих для оценки возможности их заказа.
- После получения ответа от поставщиков в системе заводится клиент, договор и спецификация.
- Для клиента подготавливается и отправляется счет на оплату.
- После поступления оплаты бухгалтерия вносит информацию в систему и распределяет оплату на верный объект расчетов.
- В случае необходимости закупки товаров данные передаются в отдел закупок. Сотрудники закупок передают заказ поставщику и фиксируют в системе счет от поставщика.
- Бухгалтерия проводит оплату и отражает ее в системе.
- Отдел закупок или отдел импортных закупок отражает в системе финансовые документы поступления товаров.
- В случае необходимости доставки до склада оформляется «Заявка на сервис» для отдела доставки.
- Склад оформляет фактическое поступление товаров.
- Если требуется сборка позиций, создается заявка на сервис.
- Склад оформляет фактическое поступление собранных товаров.
- Отдел продаж планирует дату отгрузки клиенту.
- Отдел продаж создает заявку на отгрузку со склада (расходный ордер).
- Отдел продаж создает заявку на сервис для оформления доставки.
- Склад проводит фактическую отгрузку товаров и отражает факт отгрузки в расходном ордере.
- Сервис производит доставку товаров и отражает факт доставки в заявке на сервис.
- Отдел продаж формирует отгрузочные документы и фиксирует в системе документ «Реализация товаров и услуг».
В результате проекта управленческая отчетность формируется в несколько кликов, сразу после закрытия месяца. Теперь не нужно делать многочисленные загрузки в разные системы и вручную обрабатывать данные. С предварительным расчетом себестоимости компания имеет возможность оперативно проверять рентабельность сделок. Это позволяет планировать продажи и быстро рассчитывать показатели мотивации сотрудников.
Архитектура решения и масштаб проекта
Автоматизирована деятельность и взаимодействие следующих служб «Сильвер-Маркет»:
- Отдел продаж: реализованы механизмы фиксации договоров и соглашений с покупателями, выставления счетов и контроля оплаты и отгрузки.
- Отдел закупок: реализованы механизмы контроля заказов покупателей, по которым не созданы заказы поставщикам, формирования заявок на закупку, фиксации счета от поставщика и контроля оплаты.
- Бухгалтерия: реализованы механизмы фиксации и контроля поступления наличных и безналичных денежных средств.
- Настроен обмен систем оперативного («1С:Управление торговлей 8») и регламентированного («1С:Бухгалтерия») учета.
- Складская служба: настроен механизм адресного хранения товаров на нескольких складах, реализованы рабочие места для приемки и отгрузки товаров работниками склада.
- Служба сервиса: разработан механизм учета вариантов услуг сервиса, фиксации заявок на сервис и их выполнения.
- Отдел логистики: разработан механизм передачи и контроля выполнения заявок на доставку.
Автоматизированы следующие функции:
- Анализ запасов ABC/XYZ
- Банк и касса
- Взаиморасчеты с покупателями
- Взаиморасчеты с поставщиками
- Завершение периода
- Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
- Оптовая торговля
- Оформление заказов покупателей
- Оформление заказов поставщикам
- Расчет нормативной себестоимости заказов
- Расчеты с контрагентами
- Торговые операции
- Управление денежными средствами (казначейство)
- Управление ордерным складом
- Управление складскими запасами
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC
- Формирование графика оплаты поставщикам
- Формирование графика поступления оплат
- Ценообразование, прайс-листы
Сопровождение:
- Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой “1С”
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами “1С”
- Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
Описание
ООО “Сильвер-Маркет” осуществляет поставки офисной мебели для государственных учреждений, коммерческих организаций, банков, торговых и промышленных компаний.
С целью создания единой системы управленческого и оперативного учета руководство ООО “Сильвер-Маркет” обратилось в “1С-Рарус”.
В качестве основы для построения единого информационного пространства эксперты “1С-Рарус” рекомендовали использовать программный продукт “1С:Управление торговлей 8”.
В ходе проекта специалистами “1С-Рарус” выполнены следующие работы:
• Осуществлен сбор требований;
• Выполнено планирование этапов работ, составлен календарный план работ;
• Описаны бизнес-процессы;
• Разработаны и настроены блоки Продажи, Закупок, Казначейство;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Осуществлена интеграция с другими системами на базе “1С:Предприятие 8”;
• Оказана помощь при вводе начальных остатков;
• Осуществлен перенос данных из предыдущей системы учета;
• Проведено обучение пользователей.
Автоматизирована деятельность таких отделов, как:
• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Отдел импортных закупок;
• Ремонтно-реставрационная служба;
• Бухгалтерия;
• Складская служба;
• Служба сервиса;
• Отдел логистики.
Создание нового функционала информационной системы заняло 9 месяцев и позволило автоматизировать такие учетные задачи, как ведение взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, ведение финансового и управленческого учета, документооборота с клиентами.
Результаты внедрения новой системы на базе “1С:Управление торговлей 8”:
• Реализовано единое цифровое пространство с общей нормативно-справочной информацией.
• Обеспечено оперативное формирование итоговой финансовой отчетности. Скорость формирования отчетов увеличена на 50 %.
• Сокращен срок расчета себестоимости на 30 %.
• Реализована возможность оперативного обновления системы.
Выполнены следующие работы:
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Интеграция с другими системами на базе “1С:Предприятия”
- Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
- Обучение в группе в офисе заказчика
- Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Продажа выбранных программных продуктов
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
Отзыв клиента
ОТЗЫВ
ООО «Сильвер-Маркет» осуществляет поставки офисной мебели для государственных учреждений, коммерческих организаций, банков, торговых и промышленных компаний.
С целью создания единой системы управленческого и оперативного учета, руководство ООО «Сильвер-Маркет» обратилось в «1С-Рарус».
В качестве основы для построения единого информационного пространства эксперты «1С-Рарус» рекомендовали использовать программный продукт «1С:Управление торговлей 8».
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
• Осуществлен сбор требований;
• Выполнено планирование этапов работ, составлен календарный план работ;
• Описаны бизнес-процессы;
• Разработаны и настроены блоки Продажи, Закупок, Казначейство;
• Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
• Осуществлена интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятие 8»;
• Оказана помощь при вводе начальных остатков;
• Осуществлен перенос данных из предыдущей системы учета;
• Проведено обучение пользователей.
Автоматизирована деятельность таких отделов, как:
• Отдел продаж;
• Отдел закупок;
• Отдел импортных закупок;
• Ремонтно-реставрационная служба;
• Бухгалтерия;
• Складская служба;
• Служба сервиса;
• Отдел логистики.
Создание нового функционала информационной системы заняло 9 месяцев и позволило автоматизировать такие учетные задачи, как ведение взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, ведение финансового и управленческого учета, документооборота с клиентами.
Система введена в промышленную эксплуатацию 16 февраля 2024 г. Автоматизировано 50 рабочих мест.
Результаты внедрения новой системы на базе «1С:Управление торговлей 8»:
• Реализовано единое цифровое пространство с общей нормативно-справочной информацией.
• Обеспечено оперативное формирование итоговой финансовой отчетности. Скорость формирования отчетов увеличена на 50 %.
• Сокращен срок расчета себестоимости на 30 %.
• Реализована возможность оперативного обновления системы.
Выражаем благодарность ВЦ «1С-Рарус» за взаимовыгодное сотрудничество и квалифицированную помощь в решении задач. Приятно работать с опытными специалистами, умеющими оказать профессиональные услуги на высоком уровне.
Отзыв клиента
Услуги 1С программиста представляют собой специализированные услуги, оказываемые программистами, которые имеют опыт и экспертизу в разработке и настройке программных продуктов на платформе 1С:Предприятие. Эти услуги включают в себя широкий спектр деятельности, связанный с созданием, настройкой, адаптацией и поддержкой программных решений на базе 1С.
Основные задачи и виды услуг, оказываемых 1С программистами, включают в себя:
-
Разработка и настройка программных решений на платформе 1С: Программисты разрабатывают новые программы или модифицируют существующие, чтобы адаптировать их под конкретные потребности и требования заказчика. Это может включать в себя создание новых функциональных модулей, отчетов, аналитических обработок и документов, а также настройку существующих функций программы.
-
Интеграция с другими информационными системами: Программисты могут интегрировать программные продукты на базе 1С с другими информационными системами, такими как CRM, ERP, учетные системы и т.д. Это позволяет создать единое информационное пространство в компании и обеспечить обмен данными между различными системами.
-
Техническая поддержка и обслуживание: Программисты предоставляют техническую поддержку и обслуживание программных решений на платформе 1С, включая решение технических проблем, обновление программного обеспечения, устранение ошибок и т.д.
